O atendimento por telefone é cada vez mais importante para as empresas que desejam proporcionar uma experiência positiva para os seus clientes, não é mesmo? Mas existem alguns desafios ao tentar assegurar um contato eficiente, certo? O que acha, então, de conferir algumas dicas que podem ajudar você e a sua equipe a potencializarem os atendimentos?
Continue a leitura deste artigo para conferir!
O que é feito em um atendimento telefônico?
O atendimento telefônico nada mais é do que o contato entre duas ou mais pessoas por meio de uma ligação de áudio. É um canal de comunicação que pode ser utilizado para apresentar uma empresa, um serviço, um produto, fazer uma abordagem de venda, debater pontos de um contrato, enfim, muitas opções. O mais comum é utilizar o canal para se comunicar com clientes em potencial.
O que fazer para turbinar o atendimento por telefone?
Mas, na prática, o que pode ser feito para potencializar o atendimento por telefone na sua empresa? Como fazer mais em cada contato? Confira as nossas dicas!
Conhecer o seu cliente
Antes de mais nada é necessário entender quem está do outro lado da ligação. Ou seja: quem é o seu cliente, lead ou prospect? Conhecer o seu público-alvo vai ser a bússola para que o atendimento realmente seja interessante e atrativo. A partir das preferências da sua base de contatos, a comunicação vai se tornar, de fato, segmentada, aumentando as chances de sucesso.
Seja para definir o tom de voz, seja para definir a melhor abordagem. Conhecer o seu cliente vai mudar completamente a forma como a abordagem vai ser feita, o que significa aumentar as chances de sucesso daquela ligação. Independentemente de qual seja o objetivo daquele contato, saber detalhes sobre quem você está falando contribui para uma experiência ainda melhor.
Ajustar o tom de voz
A forma como você vai se comunicar com a audiência também passa diretamente pelo tom de voz. Isso mesmo, a maneira de se falar, os termos, as expressões e a escolha das palavras são essenciais para garantir uma experiência positiva ao seu cliente. Um perfil mais velho, por exemplo, pode exigir um contato mais formal, enquanto um público jovem pode preferir uma ligação mais informal.
Humanizar o contato
Não importa qual é o seu público, uma atitude precisa fazer parte do seu atendimento: a humanização. Os consumidores não querem se comunicar com robôs com falas automáticas e roteirizadas. O tom de voz pode ser diferente, as expressões podem mudar, mas o que precisa sempre ser igual é a simpatia e a empatia durante cada um dos contatos.
Pode ser uma ligação para fechar um negócio ou para fazer uma cobrança. Não importa, é preciso sempre manter um padrão de qualidade e humanização para que o atendimento seja visto como uma referência pelo seu público. Quando esse trabalho é bem feito, a reputação da marca é fortalecida e maiores são as chances de encantar e fidelizar cada um dos seus clientes.
Definir um objetivo e um roteiro
Todos os pontos acima devem ser feitos antes de qualquer ligação, mas cada uma delas precisa de um planejamento estratégico antes de acontecer. Isso mesmo, é muito importante se organizar antes de fazer qualquer contato com os seus clientes. E o primeiro passo para fazer isso é definir um objetivo, ou seja, qual é a intenção ao fazer aquele contato? O que precisa ser alcançado ao final da ligação?
Mas lembra que mais acima falamos sobre não seguir apenas um roteiro? A ideia aqui é apenas sinalizar pontos que podem ser importantes ao longo do contato para conseguir fechar um negócio, por exemplo. A intenção é não deixar que você fique despreparado para alguma resposta específica do cliente, por exemplo, o que pode ser resolvido com o destaque de alguns pontos principais a serem abordados antes da conversa.
Garantir a qualidade da ligação
Nenhum dos itens acima vai funcionar se a qualidade da ligação for ruim. Tanto a sua equipe quanto os clientes precisam ter uma experiência positiva, certo? E o melhor jeito de se fazer isso é garantindo um alto nível de qualidade ao longo do contato. A telefonia digital, por exemplo, permite que a conexão com quem está do outro lado seja ainda melhor e mais prática.
O profissional da sua equipe pode estar em qualquer lugar e a conexão com a internet vai garantir uma qualidade satisfatória para o contato. A ideia é contar com um parceiro que ajude a potencializar esse trabalho, fornecendo os recursos para que a sua equipe se concentre apenas nos tópicos anteriores e possa realizar um atendimento em alto nível com os seus clientes.
Acompanhar métricas e indicadores
Outro ponto fundamental para garantir a maior qualidade do atendimento por telefone é acompanhar métricas e indicadores. A partir de estatísticas e alguns números, é possível entender como melhorar as suas estratégias. O objetivo é justamente encontrar as melhores maneiras de aprimorar o contato e garantir a comunicação mais eficiente para atingir os seus objetivos.
Para um gestor, ter acesso aos dados e relatórios completos pode ser um diferencial importante. Assim, fica mais fácil tomar decisões assertivas, priorizando as questões mais estratégicas do seu trabalho e potencializando a produtividade de todos os profissionais. Quanto mais informações, mais precisas vão ser as suas próximas abordagens para um atendimento de alto nível.
Todos esses recursos podem ajudar muito no dia a dia de trabalho, mas a boa notícia é que existem soluções que podem contribuir com essas tarefas. A VoxFree é um exemplo disso, utilizando o melhor da tecnologia para proporcionar uma experiência positiva para gestores, profissionais e, é claro, os clientes finais, com tecnologia PABX e relatórios personalizados sobre o desempenho de cada equipe.
Agora que você já sabe qual é o caminho para potencializar o atendimento telefônico, o que acha de conhecer mais sobre as soluções para o seu negócio? Entre em contato com a nossa equipe e saiba como a VoxFree pode tornar esse trabalho ainda mais eficiente e preciso!
